Business Intelligence Untuk UKM – Kenapa Tidak?

Tidak sedikit bisnis UKM di Indonesia gagal dan tidak bertahan lama. Sustainablility dari bisnis-bisnis UKM terlihat sangat rendah, meski awalnya terlihat menjanjikan dan memiliki omset yang besar, namun setelah beberapa saat terpaksa harus gulung tikar. Banyak faktor eksternal yang dapat dikambing hitamkan sebagai penyebab gagalnya bisnis UKM tersebut, namun tulisan ini mencoba menggaris bawahi permasalahan faktor internal khususnya perencanaan strategi dan pemanfaatan teknologi informasi.

Salah satu penyebab gagalnya bisnis seringkali disebabkan kegagalan mengetahui kondisi bisnis saat ini seperti kapasitas produksi, jumlah inventori, jumlah hutang, dan parameter-parameter lain. Hal ini tidak jarang disebabkan oleh minimnya sistem pendataan yang terintegrasi dan real-time. Disinilah peran teknologi informasi sebagai penyedia informasi yang akurat mengenai ukuran-ukuran bisnis saat ini sehingga strategi yang lebih tepat dapat diambil. Dengan demikian perusahaan dapat meraih competitive advantage serta sustainability yang lebih panjang.

Indonesia sebagai negara berkembang masih mengandalkan ekonominya pada usaha kecil dan menengah (UKM). Jumlah UKM di Indonesia dari total jenis bisnis yang ada mencapai 99%, Sumbangan UKM terhadap produk domestik bruto mencapai 54%-57%. Sumbangan UKM terhadap penyerapan tenaga kerja sekitar 96%. Terlihat bahwa UKM memainkan peranan yang vital bagi perekonomian Indonesia.

Meskipun jumlahnya yang banyak, tidak semua UKM sukses menghadapi pasang surut bisnis. Tidak sedikit yang gagal dan harus gulung tikar. Oleh karena itu diperlukan adanya perubahan dari segi yang mendasar dari proses bisnis UKM sehingga lebih sustain dan produk serta jasa yang ditawarkan memiliki lifetime yang lebih panjang. Salah satu cara untuk meraih ini adalah dengan menerapkan strategi yang tepat. Strategi yang dimaksud mencakup strategi pemasaran, strategi keuangan, serta strategi operasional.

Dalam rangka menyusun strategi yang tepat, diperlukan informasi-informasi pendukung mengenai resources yang dimiliki, kondisi keuangan, serta data-data diri perusahaan. Perolehan informasi tersebut dapat dilakukan dengan cara melihat secara fisik dan menghitung secara manual, namun proses tersebut membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Oleh karena itu, salah satu alternatif yang ada adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi sehingga proses retrieval informasi dapat berjalan dengan cepat dan akurat.

Business Intelligence dan UKM

Stackowiak mendefinisikan Business intelligence (BI) sebagai sebuah proses pengambilan data dalam jumlah yang besar, menganalisis data tersebut, dan mempresentasikannya dalam sebuah set laporan high-level yang meringkas esensi data tersebut menjadi dasar diambilnya keputusan-keputusan bisnis dan memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan-keputusan bisnis mendasar harian. Melanjutkan, Cui memandang BI sebagai jalan dan metode untuk meningkatkan kinerja bisnis dengan menyediakan bantuan yang powerful bagi para pengambil keputusan dengan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Pada dasarnya BI memberikan informasi mengenai kondisi historis masa lampau, kondisi saat ini, sehingga kita bisa memformulasikan strategi supaya bisa mencapai kondisi masa depan yang diinginkan. Dengan BI, apabila digunakan dengan baik, perusahaan mampu meraih competitive advantage dan membuat bisnisnya lebih sustainable.

Keuntungan Menggunakan BI

Ranjan dalam penelitiannya memaparkan keuntungan yang dapat dirasakan oleh perusahaan dengan menggunakan BI, berikut beberapa yang dapat diaplikasikan pada bisnis UKM:

  • Mengkonversi data menjadi Business Knowledge yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah-masalah bisnis seperti meningkatkan waktu respon, dari panggilan telepon atau email.
  • Mengidentifikasi pelanggan-pelanggan yang memiliki kontribusi besar terhadap profit perusahaan, serta alasan mengapa mereka loyal.
  • Menentukan kombinasi produk yang paling banyak diinginkan pelanggan dan kapan waktu yang paling digemari.
  • Mengurangi downtime dari peralatan dan mesin dengan predictive maintenance
  • Mengidentifikasi alasan pelanggan berpindah ke produk kompetitor
  • Dapat juga digunakan untuk memitigasi resiko bagi perusahaan pembiayaan mikro pada saat scoring.

Selain keuntungan diatas, BI juga dapat digunakan sebagai reporting tool untuk laporan-laporan finansial seperti neraca, laba-rugi, dan lain-lain. Bagusnya adalah proses pembuatan report dapat dilakukan dalam waktu singkat dan real-time. Sehingga para pembuat keputusan dapat membuat keputusan lebih akurat. BI juga dapat digunakan untuk menganalisis perubahan tren yang terjadi, baik dari penjualan produk, prilaku konsumen, prilaku karyawan, proses produksi, dan lain-lain.

Tantangan dalam BI

Dengan segudang fitur dan keuntungan yang didapat, seharusnya mengimplementasi BI menjadi keputusan default seluruh pelaku bisnis. Namun kenyataannya tidak semua bisnis mengaplikasikan BI pada bisnisnya. Hal ini utamanya disebabkan karena dua hal. Yang pertama adalah biaya pembelian software BI yang cenderung sangat mahal. Dengan skema lisensi per user dan atau per modul yang diterapkan oleh para vendor pembuat BI membuat harga beli BI saja bisa mencapai ratusan ribu USD.

Yang kedua adalah biaya implementasi. Disamping biaya yang cukup besar yang dibayarkan kepada pihak ketiga (yang biasanya partner dari vendor BI itu sendiri), ada biaya-biaya lain yang mesti dibayar seperti mendesain ulang system dan tak jarang proses bisnis. Hal ini dikarenakan seringkali proses bisnis UKM kurang efisien sehingga diperlukan perubahan supaya BI dapat berjalan juga dengan lebih efisien. Hal ini sejalan dengan Levitt Diamond yang dikonsepkan oleh Dr. Harold Levitt, dimana ketika terjadi perubahan teknologi, maka harus diikuti juga oleh perubahan di ketiga aspek lainnya: proses bisnis (task), struktur, dan karyawan (people).

Biaya lainnya adalah waktu implementasi. Dibutuhkan waktu berbulan-bulan hingga tahunan (tergantung skala proyek dan perusahaan) dalam mengimplementasi BI. Tidak jarang pula ditemui kegagalan. Dengan biaya-biaya yang melekat pada BI tersebut membuat akan sangat sulit bagi UKM untuk mengimplementasikan BI dalam bisnisnya.

Solusi

Biaya yang mahal memang sekilas terlihat sangat memberatkan dan membuat keputusan mengaplikasikan BI menjadi tidak mungkin, itupun juga apabila para pelaku UKM telah memiliki kesadaran pentingnya keputusan yang didasarkan dengan informasi. Meski demikian ada beberapa solusi yang dapat digunakan bagi para UKM untuk tetap dapat memanfaatkan keunggulan-keunggulan BI.

Open Source BI

Meski umumnya software BI yang terkemuka adalah berbayar, ada beberapa pengembang yang menyediakan software BI secara gratis. Pengembang ini biasanya berada dalam komunitas open source. Kelemahan dari solusi ini biasanya adalah minimnya support dari vendor. Namun hal ini dapat diatasi dengan menggunakan tenaga konsultan atau berkonsultasi dengan forum-forum open source tersebut.

Adaptasi BI

Dengan memahami konsep serta cara kerja BI, bukan tidak mungkin bagi UKM untuk mengembangkan software sejenis yang menunjang penyediaan informasi bisnisnya meskipun tidak sekompleks dan secanggih BI komersil.

Keuntungan mengembangkan adaptasi BI adalah software tersebut dapat dikembangkan (kustomisasi) sesuai karakter bisnis pengembang. Mengingat tenaga kerja IT Indonesia yang kian banyak, bukan tidak mungkin mengembangkan adaptasi tersebut secara in-house. Tentu saja dengan pemahaman  BI yang kuat serta kesadaran yang tinggi akan pentingnya pengambilan keputusan dan perumusan strategi berdasarkan informasi yang akurat.

Vendor BI proprietary Mulai Melirik UKM

JAKARTA: Vendor software bisnis SAP memperkirakan sebagian besar UKM memilih solusi business intelligence yang disediakan melalui layanan sewa atau on demand dibandingkan dengan implementasi menggunakan belanja modal.” – Bisnis.com

Para vendor ternama seperti SAP juga beranggapan bahwa UKM merupakan pasar yang potensial bagi bisnis BI yang dibawanya. Hal ini terlihat dari paket-paket BI yang ditawarkan yang lebih affordable sehingga UKM dapat merasakan BI dengan harga yang terjangkau. Tentunya akan ada perbedaan yang cukup major antara versi UKM dan versi enterprise, namun langkah SAP ini menjadi angin segar bagi UKM  yang ingin mengembangkan performa bisnisnya. Belum lagi nanti dengan ikut bermainnya vendor-vendor lain yang juga ingin bersaing merebut kue market share yang akan menyebabkan kompetisi sehingga harga dan layanan dapat menjadi lebih murah dan lebih baik.

Faktor kunci dalam implementasi BI yang baik adalah pengetahuan dasar tentang apa yang harus dilakukan pada jangka panjang. Beberapa UKM harus dapat menentukan apa yang mereka perlukan dalam mencapai bisnis mereka, selanjutnya dapat mencari alat yang sesuai dalam mencapai tujuan itu. Jika solusi informasi teknologi sebagai kontributor yang baik untuk meraih target mereka, maka mereka dapat memilih teknologi yang terbaik guna memenuhi kebutuhan mereka.

BI sebagai salah satu tools teknologi informasi dapat digunakan para pengambil keputusan untuk membuat keputusan dengan berdasarkan pada informasi yang akurat. BI juga melatih proses analisis manajerial terhadap situasi perusahaan saat ini dan tindakan paling tepat yang dapat diambil. Dengan mengadaptasi konsep serta cara kerja BI, UKM diharapkan dapat meningkatkan kualitas keputusan-keputusan bisnis yang diambil, serta membuat terobosan-terobosan baru di industrinya masing-masing sehingga tulang punggung perekonomian ini dapat lebih kompetitif baik di dalam negri maupun di luar negri.

 

 

kredit ilustrasi:

dashboardinsight.com

 

kredit paper:

Ranjan, Jayanthi. 2009. Business Intelligence: Concepts, Components, Techniques, and Benefits. Journal of Theoretical and Applied Information Technology. Pp. 60-70

Stackowiak, R., Rayman, J. dan Greenwald, R. 2007. Oracle Data Warehousing and Business Intelligence Solutions, Wiley Publishing.

Cui, Z., Damiani, E. dan Leida, M. 2007. Benefits of Ontologies in Real Time Data Access, Digital Ecosystems and Technologies Conference, DEST ’07.pp. 392-397.

galihpermadi

Editor aitinesia. Kalo lagi ga sibuk ngurusin aitinesia, biasanya doi sibuk ngurusin badan. Gemar cabang-cabang olahraga menantang seperti Catur dan Monopoli.

More Posts - Website

Follow Me:
TwitterFacebookLinkedInGoogle Plus

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>